Was ist ein Instandhaltungskonzept für Lüftungsanlagen?

Ein Instandhaltungskonzept ist die eigentümerseitige Soll-Definition für eine Anlage: Es legt fest, welche Wartungen und Prüfungen an welchen Bauteilen in welchen Intervallen fällig sind — samt der Checklisten, die dabei abzuarbeiten sind. Für eine Lüftungsanlage orientiert es sich an SWKI BT104 und beschreibt damit nicht, was eine Firma anbietet, sondern was Sie als Eigentümerschaft verlangen.

Damit ist das Instandhaltungskonzept die Grundlage der Kontrolle. Aus ihm ergeben sich die terminierten Wartungsaufträge, gegen die sich jede tatsächlich erbrachte Leistung prüfen lässt. Ohne dieses Soll gibt es keinen belastbaren Massstab: Sie erhalten eine Rechnung und ein PDF, aber keine Antwort auf die Frage, ob an jedem Bauteil das Richtige gemacht wurde.

Ein Instandhaltungskonzept ist kein Wartungsvertrag. Der Wartungsvertrag ist die Bestellung bei der Wartungsfirma; das Konzept ist Ihre Vorgabe, an der sich diese Bestellung und ihre Ausführung messen lassen. Wer das Soll selbst definiert, gibt die Kontrolle nicht aus der Hand — auch dann nicht, wenn die Ausführung an eine Fremdfirma vergeben ist.

Die folgenden Abschnitte zeigen, was in ein solches Konzept gehört, wie Sie es aufsetzen und wie eine Vorlage nach SWKI BT104 den Start abkürzt.

Was gehört in ein Instandhaltungskonzept? Bauteile, Wartungsschritte, Intervalle, Checklisten

Ein vollständiges Konzept für eine Lüftungsanlage besteht aus vier Bausteinen, die aufeinander aufbauen.

Bauteile. Zuerst wird die Anlage in ihre wartungs- und nachweisrelevanten Bauteile zerlegt — typischerweise Filter (Zu- und Abluft), Ventilatoren, Wärmetauscher bzw. Wärmerückgewinnung, Befeuchter, Klappen und Kanäle. Jedes Bauteil ist der Bezugspunkt, an dem später ein Nachweis hängt.

Wartungsschritte. Zu jedem Bauteil gehört mindestens ein Wartungsschritt: eine konkrete Tätigkeit wie «Filter ersetzen», «Ventilator reinigen» oder «Hygieneinspektion durchführen». Jeder Wartungsschritt trägt eine Auftragsart — Wartung, Prüfung oder Reinigung — und die Angabe, ob er einen Nachweis erfordert.

Intervalle. Jeder Wartungsschritt bekommt ein Intervall, aus dem sich die Fälligkeit rechnet. Filterwechsel folgen kürzeren Zyklen; die hygienische Prüfung ist seltener, aber verbindlich terminiert. Nach SWKI VA104-01 bzw. VDI 6022 sind Lüftungsanlagen mit Befeuchtung alle zwei, ohne Befeuchtung alle drei Jahre hygienisch zu prüfen (Quelle: haustechnik-hoch2.ch, gabrielrebsamen.ch, Stand 2026 — Herstellervorgaben und Nutzung können kürzere Intervalle verlangen).

Checklisten. Zu jedem Wartungsschritt gehört eine geordnete Checkliste: die einzelnen Punkte, die vor Ort zu prüfen und zu bestätigen sind. Sie macht aus «gewartet» eine nachvollziehbare Abfolge und ist die Basis, an der die ausführende Person ihren Nachweis festmacht.

Wie setzen Sie ein Instandhaltungskonzept auf?

Gehen Sie je Anlage in vier Schritten vor.

1. Anlage und Bauteile erfassen. Halten Sie fest, um welche Lüftungsanlage es geht und aus welchen Bauteilen sie besteht. Eine Bestandsaufnahme vor Ort — oder die Anlagendokumentation — liefert die Liste.
2. Wartungsschritte je Bauteil festlegen. Ordnen Sie jedem Bauteil die nötigen Tätigkeiten zu und weisen Sie jeder Tätigkeit eine Auftragsart zu. Trennen Sie dabei Wartung, Reinigung und Prüfung sauber — die Hygieneinspektion ist eine eigene Auftragsart, keine beiläufige Nebenleistung.
3. Intervalle und Checklisten hinterlegen. Vergeben Sie je Wartungsschritt ein fachlich sinnvolles Intervall und eine Checkliste. Halten Sie sich an SWKI BT104 als Rahmen und ergänzen Sie Hersteller- und Nutzungsvorgaben.
4. Fälligkeiten ableiten. Aus Intervall und letztem bekannten Wartungsdatum ergibt sich die nächste Fälligkeit. Genau diese Fälligkeiten sind der Punkt, an dem ein Konzept vom Dokument zum Kontrollwerkzeug wird — vorausgesetzt, sie werden laufend fortgeschrieben.

Der Aufwand liegt beim ersten Konzept. Ab der zweiten gleichartigen Anlage lohnt sich eine Vorlage, die Bauteile, Wartungsschritte, Intervalle und Checklisten mitbringt.

Vorlage nach SWKI BT104: womit Sie starten

Eine Vorlage ist die wiederverwendbare Blaupause eines Instandhaltungskonzepts: dieselben Bauteile, Wartungsschritte, Intervalle und Checklisten, angewandt über mehrere Anlagen und Objekte hinweg. Statt jede Lüftungsanlage bei null zu beginnen, übernehmen Sie die Vorlage und passen nur die Abweichungen an.

Eine Start-Vorlage nach SWKI BT104 enthält die typischen Bauteile einer Lüftungsanlage, die üblichen Wartungsschritte je Bauteil, Vorschlagswerte für die Intervalle und die zugehörigen Checklisten-Punkte. Sie ist ein Ausgangspunkt, kein fertiges Konzept: Anlagen mit Befeuchtung, besondere Nutzungen oder Herstellervorgaben verlangen Anpassungen. Wichtig bleibt die Trennung von Blaupause und Instanz — eine spätere Änderung am Konzept einer einzelnen Anlage wirkt nicht auf die Vorlage zurück.

Für eine Verwaltung oder einen Fachingenieur mit einem Dutzend gleichartiger Anlagen ist die Vorlage der Hebel: Sie richtet das Soll in Minuten statt Stunden ein und hält es über alle Mandate konsistent.

Ihr Instandhaltungskonzept in equova

In equova legen Sie das Instandhaltungskonzept je Anlage direkt an: Bauteile, Wartungsschritte, Intervalle und Checklisten an einem Ort, der Ihnen gehört. Sie starten aus einer mitgelieferten Vorlage nach SWKI BT104, übernehmen sie an die Anlage und passen an — oder speichern ein bestehendes Konzept als eigene Vorlage für weitere Anlagen und Mandate. Aus dem aktivierten Konzept erzeugt equova die terminierten Wartungsaufträge und berechnet je Wartungsschritt die nächste Fälligkeit. So bleibt das Konzept kein Dokument im Ordner, sondern die Quelle, aus der Kontrolle und Nachweis entstehen.